Umfrage zum Thema Anforderungsmanagement in KMU

Update Aug. 2013: Die Umfrage ist beendet. Ich danke allen Teilnehmern!

Wie bereits in meinem letzten Post erwähnt, führe ich für meine wissenschaftliche Arbeit eine Umfrage zum Thema Anforderungsmanagement in KMU der Branche Maschinen- und Anlagenbau durch.

Ich würde mich freuen wenn sich möglichst viele Projektleiter und Projektmitarbeiter aus der Branche daran beteiligen. Da der Umfang der Befragung bewusst gering gehalten ist, sollte die Bearbeitung nicht länger als 8 Minuten dauern.

Für Interessenten stelle ich die Ergebnisse der Studie nach Abschluss gerne in aggregierter Form zur Verfügung!

Hier geht’s zur Umfrage: http://tinyurl.com/cp8fqpc

umfrage_qrcode

Anmerkung 23.03.2013:

Mittlerweile wird die Studie durch mehrere namhafte Institutionen unterstützt, u.a. durch:

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

GPM_logo_2007_rgb_mitSchriftzug

openPM e.V.

und PMBlog

Anforderungsmanagement in KMU

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ticken die Uhren anders als im Konzern. Dies kann von Vorteil sein (z.B. im Sinne höherer Flexibilität) aber auch negativ aufgrund der Tatsache, dass für viele wesentliche Dinge innerhalb eines Projekts und darüber hinaus die Ressourcen zu knapp bemessen sind. Mit einem dieser Aspekte (dem Anfordeurngsmanagement) beschäftige ich mich im Rahmen meiner Dissertation genauer.

Was ist eigentlich Anforderungsmanagement? Im englischen Sprachraum findet der Begriff “Requirements Engineering, Abk. RE” Anwendung, der den Sachverhalt besser beschreibt als das eingedeutschte Anforderungsmanagement. Die folgende Grafik macht deutlich, dass es sich beim Anforderungsmanagement um einen Kreislauf aus Unterprozessen handelt, beginnend bei der Anforderungsaufnahme, über die Analyse und Spezifikation bis schließlich zur Validierung der Anforderungen. Im Zentrum steht das eigentliche Management der Anforderungen, das u.a. das Überwachen von Änderungen sowie die Prüfung deren Auswirkungen auf andere Anforderungen und auf das Projekt beinhaltet.

anforderungsmanagement

Ziel meiner Arbeit ist es, das Zusammenspiel von Anforderungsmanagement, Projektabwicklung und Kundeninegration in KMU der Branche Maschinen- und Anlagenbau zu erforschen. Dafür werde ich in den nächsten Tagen eine erste Online-Befragung starten, deren Ergebnisse als Teil der empirischen Untersuchung Verwendung finden sollen.

Sollten Sie Fragen zum Forschungsthema haben oder sich daran beteiligen wollen (z.B. in Form einer Fallstudie), können Sie mich jederzeit kontaktieren!

Die folgende Fachliteratur zum Thema kann ich empfehlen:

– Pohl, Klaus; Rupp, Chris; 2009, Basiswissen requirements engineering
– Rupp, Chris; 2009, Requirements-Engineering und -Management – Professionelle, iterative Anforderungsanalyse für die Praxis
– Pohl, Klaus; 2008; Requirements Engineering – Grundlagen, Prinzipien, Techniken
– Sommerville, Ian; Sawyer, Pete; 1997; Requirements engineering – A good practice guide
– Kotonya, Gerald; Sommerville, Ian; 1997; Requirements Engineering

Checkliste Übergreifende Projektziele

o Wurden übergreifende Projektziele definiert?
o Wurden alle Ziele lösungsneutral formuliert?
o Ist jedes Projektziel realistisch und tatsächlich erreichbar?
o Ist jedes Projektziel messbar, mindestens aber überprüfbar formuliert?
o Wurden alle Projektziele schriftlich dokumentiert?
o Sind allen Sachzielen entsprechende Zeitziele zugeordnet?
o Wurden zu jedem Projektziel wichtige Informationen hinterlegt? (z.B. Stakeholder, Grund für das Ziel, Verknüpfungen zu anderen Zielen, Konflikte, Changelog)
o Sind in den Projektzielen Kostenziele, Terminziele und Qualitätsziele erfasst?
o Wurden auch Nicht-Projektziele auf geeignete Weise dokumentiert?
o Wurden alle übergreifenden Projektziele vor Projektbeginn festgelegt?

o Wurden Zuständigkeiten für Festlegungen von Zielen innerhalb des Projekts definiert / dokumentiert?
o Wurden Projektziele durch ein Steuerungsgremium freigegeben?
o Wurden die Projektziele mit allen Stakeholdern abgestimmt? (ggf. gegengezeichnet)

o Wurden alle Ziele auf Zielalternativen hin geprüft?
o Bei Änderungen der übergreifenden Projektziele:
– werden die Anforderungen aller Stakeholder berücksichtigt?
– werden Änderungen dokumentiert? (ggf. von Auftragnehmer / Auftraggeber gegengezeichnet)

o Ist sichergestellt, dass Kostenziele, Terminziele und Qualitätsziele während der Realisierungsphase regelmäßig gemessen und bewertet werden? (–> evtl. in Checkliste Projektkontrolling)

Checkliste Projektstart

Bei OpenPM wurde die Tage damit begonnen, eine Projektstart-Checkliste zu erstellen. Ich möchte das Ganze etwas pragmatischer angehen und versuche eine Checkliste für externe Projekte im Maschinen- und Anlagenbau zu entwerfen. Der Business Case erklärt sich damit auch von alleine – nämlich mit dem Verkauf der Anlage/Maschine einen Gewinn zu erwirtschaften. Nehmen wir weiterhin an, dass es zwei Projektstarts gibt – das Vorprojekt (vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot) und der eigentliche Projektstart (Kundenauftrag eingegangen, interner Auftrag liegt vor):

Vorprojekt:

Projekthintergrund / Ausgangssituation / Projektumwelt:

  • Wie wichtig ist das Projekt? (Priorität)
  • Ist das Projektziel realistisch und tatsächlich erreichbar? (Machbarkeitsanalyse)
    • Ist die Finanzierung der Machbarkeitsanalyse eindeutig geklärt?
  • Ist das Projektziel unmissverständlich formuliert?
  • Welche Zielvorgaben (Termin, Kosten, Qualität, Quantität) gibt es?
  • Was sind Nicht-Ziele des Projekts?
  • In welchem Umfeld bewegt sich das Projekt?
    • Wer sind die Stakeholder (Interessenvertreter)?
    • In welcher Beziehung stehen die Stakeholder zueinander?
  • Gibt es limitierende Rahmenbedingungen?
    • Mitarbeiter Qualifikation
    • externe Ressourcen
    • Produktionskapazitäten
  • Ist das Budget (bzgl. Kosten & Ressourcen) ausreichend?
    • Wurde eine erste Grobkalkulation durchgeführt und dokumentiert?
  • Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten (positiv wie negativ)?
  • Gab es bereits ähnliche Projekte in der Vergangenheit aus deren Erfahrungsschatz profitiert werden kann?
    • Wenn ja, sind Lessons Learned verfügbar?
    • Ist evtl. ein geformtes Team verfügbar?

Abwicklung

  • Wurden Meilensteine (inkl. Zahlungsziele) definiert? (üblicherweise mindestens:
    • Projektstart (Anzahlung)
    • Final Acceptance Test beim Hersteller (1. Zahlung)
    • Final Acceptance Test beim Kunden, offizielle Abnahme (Schlusszahlung)

Projektteam / Organisatorisches

  • Wie wird das Projekt organisatorisch aufgebaut?
  • Welche Rollen sind im Projekt zu besetzen?
  • Wer sind die Mitglieder des Projektkernteams?
  • Gibt es ein zentrales PMO oder muss für das Projekt ein Project Management Office (Teamassistenz) eingerichtet werden?

Anforderungen, Lastenheft:

Weitere Informationen in der  Checkliste Requirements Engineering.

  • Liegt ein Lastenheft seitens des Auftraggebers vor?
  • Wurden alle Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers schriftlich fixiert? Insbesondere:
    • abzuliefernder Produkte und Produktunterlagen?
    • Schnittstellenbeschreibung?
    • Protokolle?
    • Konstruktionsdokumente?
      • Konstruktionsanforderungen
      • Zeichnungen
      • Stücklisten
      • Vorschriften
      • Fertigteilliste
      • statische Berechnungen
      • dynamische Berechnungen
      • kinematische Berechnungen
    • anzuwendende Maßeinheiten?
    • anzuwendende Darstellungsformen/ -normen?
    • Herstellungsplan?
    • Beschreibung aller Fertigungs- und Testvorrichtungen?
    • Montage- und Integrationsvorschriften?
    • Verpackung und Transport?
    • Verifikations- /Testkonzept?
      • Sind alle Tests im Testbaum erfasst?
      • Wurden alle Tests kategorisiert nach Entwicklungstest, Qualifikationstest, Abnahmetest…
      • Wurden Tests auf Einzelteilebene und auf Systemebene erdacht?
    • Schulung / Qualifikation?
    • Bedienungsanleitungen?
    • Wartungs,- Serviceanleitungen?
  • Gibt es zu erfüllende Sonderbedingungen?
    • Lebensdauer?
    • Leistung?
    • Strom-/Treibstoffverbrauch?
    • Austauschbarkeit?
    • Thermische Verformung, Ausdehnung?
    • Brennbarkeit, Entflammbarkeit?
    • Transportierbarkeit?
    • Emissionen?
    • Umweltverträglichkeit?
    • Fertigungsfreundlichkeit?
    • Festigkeit?
    • Verformung?
    • Gewicht?
    • Programmiersprache der Steuerung?
    • elektrische Leistung? (Hochspannung)
    • Wärmeentwicklung?
    • Wärmeisolierung?
    • Lautstärke?
    • Abmessung / Raumbedarf?
    • Qualität?
    • Wartungsaufwand?
    • Strahlung?
    • Beschleunigungen?
    • Schwingungen?
    • Eigenfrequenzen?
    • Schnittstellen? (z.B. ProfiBus, RS485, Ethernet oder bestimmte Softwareprotokolle)
  • Wurden alle Anforderungen auf Machbarkeit überprüft?
    • Wurde für alle Anforderungen eine technische Lösungsmöglichkeit gefunden?
    • Wurden Anforderungen, für die keine technische Lösungsmöglichkeit gesehen wurde, im Einvernehmen mit dem Auftraggeber aus dem Vertrag genommen?
    • Wurden die Eigenfertigungs- und Fremdbezugsanteile eindeutig geklärt?
  • Wurden für alle Anforderungen, deren Erfüllung analytisch überprüfbar sind, Berechnungsarten ermittelt und festgelegt?
  • Wurden für alle Belastungen Sicherheitsfaktoren festgelegt? (oder sind ggf. Faktoren gesetzlich vorgeschrieben?)

Technische Risiken:

  • Besteht der Lieferumfang aus erprobten Teilanlagen / Komponenten?
  • Ist die Herstellungstechnologie bekannt und erprobt?
  • Wurde auf mögliche alternative Technologien geprüft?
    • Wenn ja, wurde eine begründbare (dokumentierte) Auswahl getroffen?
  • Sind technische Garantien gefordert?
  • Ergibt sich aus dem Projekt ein Patentrisiko?
  • Ist der Service und Ersatzteildienst gesichert?
  • Ist das Risiko eines Ausfalls von Anlagen oder Anlagenteilen begrenzt?
  • Sind unbekannte Technologien beherrschbar?
  • Sind unbekannte Produktionsverfahren beherrschbar?
  • Sind Risiken aufgrund unbekannter Anwendungen des Systems begrenzt?
  • Sind die Risiken aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems begrenzt?
  • Sind die Risiken aufgrund möglicher Modifikationen des Gesamtsystems begrenzt?
  • Sind die Schnittstellenrisiken begrenzt?
  • Sind Transportrisiken begrenzt? Ist die Anlage transportierbar?
Planungsrisiken:
  • Ist eine hohe Änderungshäufigkeit der Anforderungen zu erwarten?
  • Wurde in geeignetem Maße auf die Terminunsicherheit bei Unterauftragnehmern und Lieferanten eingegangen? (Wurden Lieferzeiten realistisch eingeschätzt?)
  • Wurde in geeignetem Maße auf die Qualitätsunsicherheit bei Unterauftragnehmern und Lieferanten eingegangen?
  • Sind die Meilensteine sachgerecht gesetzt?
  • Wurden alle logischen Abhängigkeiten im Projektablauf bedacht?
Vertragliche Risiken:
  • Sind alle Verträge eindeutig und unmissverständlich formuliert?
  • Ist indirekter Schaden (Folgeschaden) vertraglich ausgeschlossen?
  • Ist eine Force-Majeure-Klausel vorgesehen (Krieg, Aufruhr, Streik, Unwetter)
  • Wird eine verlängerte Gewährleistungsfrist gefordert?
  • Hat der Kunde außergewöhnliche Schadensersatz- oder Rücktrittsrechte?
  • Sind Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen gefordert? (Penalty)
  • Ist ein Gerichtsstand oder Schiedsgericht vorgesehen?
  • Kann Eigentumsvorbehalt durchgesetzt werden?
  • Ist die Übernahme angefallener Investitionskosten bei Projektabbruch klar geregelt?
Kaufmännische Risiken:
  • Besteht ein Preisrisiko (Festpreis, Pauschalpreis)?
  • Wurden Risiken in der Kalkulation angemessen bewertet?
  • Wurden die wichtigsten Kosten berücksichtigt? (auch für sämtliche Teile?)
    • Konstuktions- / Entwicklungskosten?
    • Fertigungskosten?
    • Montagekosten?
    • Verifikations- (Test) Kosten?
    • Transportkosten?
    • Reisekosten?
    • Abnahmekosten?
    • Schulungskosten?
    • Gewährleistung- und Garantie?
  • Sind alle bis zum Ablauf der Festpreisbindung zu erwartenden Material- und Lohnveränderungen berücksichtigt?
  • Ergeben sich Zahlungsausfall- oder Finanzierungsrisiken?
  • Liegen ausreichend Sicherheiten für die Zahlung vor?
  • Ist die Bonität des Auftraggebers ausreichend?
  • Sind eingeplante Finanzierungsquellen verlässlich?
  • Sind Liquiditätsengpässe auszuschließen?
  • Sind Geldtransferrisiken begrenzt?
  • Sind die Kosten für erforderliche Patente / Lizenzen bekannt?
  • Sind für alle Fälle ausreichend Rückstellungen gebildet worden?
Personelle Risiken:
  • Wurde  in geeignetem Maße auf Personalrisiken eingegangen? (Vertretungen, Urlaub, Krankheit, Fluktuation)
  • Verfügen die Mitarbeiter über die erforderliche Qualifikation? (Wenn nein, sind Schulungsaufwände einkalkuliert?)
  • Sind die Mitarbeiter motiviert?
  • Sind die Risiken aufgrund interkultureller Differenzen begrenzt?

Projekt:

Kick-Off Meeting

  • Sind technische Voraussetzungen für das Meeting vorhanden?
    • Raum
    • Beamer
    • Präsentation
    • Unterlagen / Handouts
    • Einladungen an alle Teilnehmer mit Tagesordnungspunkten
    • ggf. Catering
  • Wie ist die Projektorganisation aufgebaut?
    • hinsichtlich Personal? (Projektleiter), Vorstellungsrunde
    • regelmäßige Projekt-Meetings? (Jourfixe)
    • Statusberichte? (wie oft, von wem, an wen?)
    • Gibt es einen Lenkungsausschuss bzw. ein Steuerungsgremium?
  • Wurden organisatorische Faktoren zum Projektstart geklärt?
    • Projektnummer vergeben?
    • Projektakte / -ordner eröffnet?
    • Projektsteckbrief verfasst und veröffentlicht?
    • interner Projektauftrag von Geschäftsführung / Bereichsleitung unterschrieben?
    • Wissensmanagement nach Unternehmensvorgaben?
  • Gibt es ein gemeinsames Glossar? (insbesondere bei Zusammenarbeit mit Externen/Dienstleistern)
  • Ist das Projektbudget bekannt und soll es kommuniziert werden?
  • Wurden die Aufgaben spezifiziert, die vom PMO erfüllt werden sollen?
    • Unterstützung bei Aufwandsschätzung?
    • Aufbauen und Verwalten (Pflegen) von Projektplänen?
    • Erstellen von Auslastungsberechnungen (Personalplanung)?
    • Erstellen von Terminplänen?
    • Termintracking? (z.B. Lieferanten)
    • Unterstützung bei der Stundenkontierung?
    • Erstellen von Trendanalysen?
    • Erstellen von Statusberichten?
    • Unterstützung der Qualitätssicherung?
    • Organisieren von Projektmeetings? (Protokolle erstellen und verteilen)
    • Pflege der Lessons Learned?
    • Offene-Punkte-Liste pflegen?
  • Wurden Aufgaben mit Verantwortlichkeit und Lösungszeitraum benannt  (schriftlich im Protokoll)?
  • Wurde das Protokoll an alle Teilnehmer gesendet und im Team-Space / Projektordner abgelegt?
    • Sollen weitere Stakeholder das Protokoll erhalten

Projektstrukturplan:

  • Sind alle Teilaufgaben (und Meilensteine) erfasst?
  • Decken die Arbeitspakete alle Aufgaben des Projekts vollständig ab?
  • Sind alle Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen dokumentiert?
  • Sind alle Aufgaben an externe Unternehmen als Arbeitspaket eingerichtet?
  • Ist für jedes Arbeitspaket:
    • eine vollständige Arbeitspaketbeschreibung verfügbar?
    • nur eine Person verantwortlich und benannt?
    • eine Zuordnung der Kosten und Ressourcen erfolgt?
    • eine übergeordnete Teilaufgabe zugeordnet?

Konfigurationsmanagement:

  • Sind den Konfigurationseinheiten die zugehörigen Dokumente zugeordnet?
  • Ist ein geeignetes Nummerierungssystem eingeführt worden?
  • Ist jeder Änderungsstatus eindeutig identifizierbar?
  • Ist jede Änderung rückverfolgbar?
  • Ist die Bezugskonfiguration (Baseline) bestimmt?
  • Ist der Änderungsprozess lückenlos definiert und beschrieben?
  • Liegt ein Änderungsantragsformular vor? (Change Request)
    • Wird in der Formularvorlage darauf eingegangen, wer die Kosten der Änderung zu tragen hat?

Projekte im Ausland:

  • Ist der Kunde / das betreffende Land Sanktionen unterworfen? (Schwarze Liste)
  • Liegt der Lieferort in einem politischen Spannungsgebiet?
  • Sind klimatische Risiken bekannt? (Unwetter, Hitze, Frost?)
  • Ist eine Ausfuhrgenehmigung / sind Einfuhrgarantien / Baugenehmigungen erforderlich?
  • Ist eine handelsrechtliche oder steuerrechtliche Registrierung im Land notwendig?
  • Ist die Gründung einer eigenen Gesellschaft für die Durchführung des Auftrags notwendig?
  • Müssen ggf. bestehende Steuergesetze im Land berücksichtigt werden?
  • Sind internationale juristische Besonderheiten hinreichend bekannt?
  • Muss von allen Erzeugnissen (Baugruppen) ein Nachweis über das Herstellungsland dokumentiert werden?
  • Sind fremdsprachige Beschreibungen, Anleitungen, Bedienungs- und Wartungsanleitungen vorhanden?
  • Müssen bestimmte gesetzliche Rahmenbedingungen eingehalten werden?
    • Maschinenrichtlinie des Landes? (CE Norm)
    • RoHS-Konfirmität?
    • Halogenfreie, flammwidrige Kabel?
  • Vor Ort eingesetzte Mitarbeiter:
    • Werden die im Zusammenhang mit der Montage tätigen Arbeitnehmer im Land steuerpflichtig / sozialversicherungspflichtig?
    • Wurden bei der Budget-Planung die Kosten für Visa, Reise und Unterbringung der Mitarbeiter berücksichtigt?
    • Müssen bestimmte Impfungen veranlasst werden?
    • Ist der Reisepass des Mitarbeiters gültig?
  • Ist die Eröffnung eines Bankkontos im Land erforderlich?
  • Wurde das Währungsrisiko bedacht? (Wer sichert ab?, wird in EURO oder in Landeswährung angeboten?)
    • Ist die Finanzierung über eine Bank abgesichert?
    • Was passiert bei Ausfall der Zahlung? (Käufer,- / Verkäuferschutz)
  • Wie wird die Anlage / Maschine transportiert? (Schiff, Flugzeug, LKW).
    • Wurde eine geeignete Transportversicherung abgeschlossen?
    • Sind Lager-, Transport- und Verlademöglichkeit im Empfängerland geklärt?
    • Ist sichergestellt, dass technische Hilfsmittel am Aufbauort verfügbar sind? (z.B. Gabelstapler)
  • Ist die Einfuhr der Erzeugnisse an Einfuhrgenehmigungen gebunden?
    • Wer beantragt diese?
    • Sind bei Einfuhr der Materialien Abgaben zu entrichten?
    • Wie wird das eingeführte Montagegerät behandelt?
    • Welche Formalitäten bei der Zollbehörde sind zu erfüllen?

Quellen (Inspiration):

OpenPM – Checkliste Projektstart
Gareis, R. – Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau. MANZsche Verlags- und Universitätsbuchhandlung Wien, 1991
Felkei, R., Beiderwieden A. – Projektmanagement für technische Projekte. Vierweg+Teubner Verlag, 2011
Burghard, M. – PM-Merkblätter Beiheft zum Buch “Projektmanagement” (SIEMENS)

eigene Erfahrungen im Projektgeschäft