Checkliste Projektstart

Bei OpenPM wurde die Tage damit begonnen, eine Projektstart-Checkliste zu erstellen. Ich möchte das Ganze etwas pragmatischer angehen und versuche eine Checkliste für externe Projekte im Maschinen- und Anlagenbau zu entwerfen. Der Business Case erklärt sich damit auch von alleine – nämlich mit dem Verkauf der Anlage/Maschine einen Gewinn zu erwirtschaften. Nehmen wir weiterhin an, dass es zwei Projektstarts gibt – das Vorprojekt (vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot) und der eigentliche Projektstart (Kundenauftrag eingegangen, interner Auftrag liegt vor):

Vorprojekt:

Projekthintergrund / Ausgangssituation / Projektumwelt:

  • Wie wichtig ist das Projekt? (Priorität)
  • Ist das Projektziel realistisch und tatsächlich erreichbar? (Machbarkeitsanalyse)
    • Ist die Finanzierung der Machbarkeitsanalyse eindeutig geklärt?
  • Ist das Projektziel unmissverständlich formuliert?
  • Welche Zielvorgaben (Termin, Kosten, Qualität, Quantität) gibt es?
  • Was sind Nicht-Ziele des Projekts?
  • In welchem Umfeld bewegt sich das Projekt?
    • Wer sind die Stakeholder (Interessenvertreter)?
    • In welcher Beziehung stehen die Stakeholder zueinander?
  • Gibt es limitierende Rahmenbedingungen?
    • Mitarbeiter Qualifikation
    • externe Ressourcen
    • Produktionskapazitäten
  • Ist das Budget (bzgl. Kosten & Ressourcen) ausreichend?
    • Wurde eine erste Grobkalkulation durchgeführt und dokumentiert?
  • Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten (positiv wie negativ)?
  • Gab es bereits ähnliche Projekte in der Vergangenheit aus deren Erfahrungsschatz profitiert werden kann?
    • Wenn ja, sind Lessons Learned verfügbar?
    • Ist evtl. ein geformtes Team verfügbar?

Abwicklung

  • Wurden Meilensteine (inkl. Zahlungsziele) definiert? (üblicherweise mindestens:
    • Projektstart (Anzahlung)
    • Final Acceptance Test beim Hersteller (1. Zahlung)
    • Final Acceptance Test beim Kunden, offizielle Abnahme (Schlusszahlung)

Projektteam / Organisatorisches

  • Wie wird das Projekt organisatorisch aufgebaut?
  • Welche Rollen sind im Projekt zu besetzen?
  • Wer sind die Mitglieder des Projektkernteams?
  • Gibt es ein zentrales PMO oder muss für das Projekt ein Project Management Office (Teamassistenz) eingerichtet werden?

Anforderungen, Lastenheft:

Weitere Informationen in der  Checkliste Requirements Engineering.

  • Liegt ein Lastenheft seitens des Auftraggebers vor?
  • Wurden alle Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers schriftlich fixiert? Insbesondere:
    • abzuliefernder Produkte und Produktunterlagen?
    • Schnittstellenbeschreibung?
    • Protokolle?
    • Konstruktionsdokumente?
      • Konstruktionsanforderungen
      • Zeichnungen
      • Stücklisten
      • Vorschriften
      • Fertigteilliste
      • statische Berechnungen
      • dynamische Berechnungen
      • kinematische Berechnungen
    • anzuwendende Maßeinheiten?
    • anzuwendende Darstellungsformen/ -normen?
    • Herstellungsplan?
    • Beschreibung aller Fertigungs- und Testvorrichtungen?
    • Montage- und Integrationsvorschriften?
    • Verpackung und Transport?
    • Verifikations- /Testkonzept?
      • Sind alle Tests im Testbaum erfasst?
      • Wurden alle Tests kategorisiert nach Entwicklungstest, Qualifikationstest, Abnahmetest…
      • Wurden Tests auf Einzelteilebene und auf Systemebene erdacht?
    • Schulung / Qualifikation?
    • Bedienungsanleitungen?
    • Wartungs,- Serviceanleitungen?
  • Gibt es zu erfüllende Sonderbedingungen?
    • Lebensdauer?
    • Leistung?
    • Strom-/Treibstoffverbrauch?
    • Austauschbarkeit?
    • Thermische Verformung, Ausdehnung?
    • Brennbarkeit, Entflammbarkeit?
    • Transportierbarkeit?
    • Emissionen?
    • Umweltverträglichkeit?
    • Fertigungsfreundlichkeit?
    • Festigkeit?
    • Verformung?
    • Gewicht?
    • Programmiersprache der Steuerung?
    • elektrische Leistung? (Hochspannung)
    • Wärmeentwicklung?
    • Wärmeisolierung?
    • Lautstärke?
    • Abmessung / Raumbedarf?
    • Qualität?
    • Wartungsaufwand?
    • Strahlung?
    • Beschleunigungen?
    • Schwingungen?
    • Eigenfrequenzen?
    • Schnittstellen? (z.B. ProfiBus, RS485, Ethernet oder bestimmte Softwareprotokolle)
  • Wurden alle Anforderungen auf Machbarkeit überprüft?
    • Wurde für alle Anforderungen eine technische Lösungsmöglichkeit gefunden?
    • Wurden Anforderungen, für die keine technische Lösungsmöglichkeit gesehen wurde, im Einvernehmen mit dem Auftraggeber aus dem Vertrag genommen?
    • Wurden die Eigenfertigungs- und Fremdbezugsanteile eindeutig geklärt?
  • Wurden für alle Anforderungen, deren Erfüllung analytisch überprüfbar sind, Berechnungsarten ermittelt und festgelegt?
  • Wurden für alle Belastungen Sicherheitsfaktoren festgelegt? (oder sind ggf. Faktoren gesetzlich vorgeschrieben?)

Technische Risiken:

  • Besteht der Lieferumfang aus erprobten Teilanlagen / Komponenten?
  • Ist die Herstellungstechnologie bekannt und erprobt?
  • Wurde auf mögliche alternative Technologien geprüft?
    • Wenn ja, wurde eine begründbare (dokumentierte) Auswahl getroffen?
  • Sind technische Garantien gefordert?
  • Ergibt sich aus dem Projekt ein Patentrisiko?
  • Ist der Service und Ersatzteildienst gesichert?
  • Ist das Risiko eines Ausfalls von Anlagen oder Anlagenteilen begrenzt?
  • Sind unbekannte Technologien beherrschbar?
  • Sind unbekannte Produktionsverfahren beherrschbar?
  • Sind Risiken aufgrund unbekannter Anwendungen des Systems begrenzt?
  • Sind die Risiken aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems begrenzt?
  • Sind die Risiken aufgrund möglicher Modifikationen des Gesamtsystems begrenzt?
  • Sind die Schnittstellenrisiken begrenzt?
  • Sind Transportrisiken begrenzt? Ist die Anlage transportierbar?
Planungsrisiken:
  • Ist eine hohe Änderungshäufigkeit der Anforderungen zu erwarten?
  • Wurde in geeignetem Maße auf die Terminunsicherheit bei Unterauftragnehmern und Lieferanten eingegangen? (Wurden Lieferzeiten realistisch eingeschätzt?)
  • Wurde in geeignetem Maße auf die Qualitätsunsicherheit bei Unterauftragnehmern und Lieferanten eingegangen?
  • Sind die Meilensteine sachgerecht gesetzt?
  • Wurden alle logischen Abhängigkeiten im Projektablauf bedacht?
Vertragliche Risiken:
  • Sind alle Verträge eindeutig und unmissverständlich formuliert?
  • Ist indirekter Schaden (Folgeschaden) vertraglich ausgeschlossen?
  • Ist eine Force-Majeure-Klausel vorgesehen (Krieg, Aufruhr, Streik, Unwetter)
  • Wird eine verlängerte Gewährleistungsfrist gefordert?
  • Hat der Kunde außergewöhnliche Schadensersatz- oder Rücktrittsrechte?
  • Sind Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen gefordert? (Penalty)
  • Ist ein Gerichtsstand oder Schiedsgericht vorgesehen?
  • Kann Eigentumsvorbehalt durchgesetzt werden?
  • Ist die Übernahme angefallener Investitionskosten bei Projektabbruch klar geregelt?
Kaufmännische Risiken:
  • Besteht ein Preisrisiko (Festpreis, Pauschalpreis)?
  • Wurden Risiken in der Kalkulation angemessen bewertet?
  • Wurden die wichtigsten Kosten berücksichtigt? (auch für sämtliche Teile?)
    • Konstuktions- / Entwicklungskosten?
    • Fertigungskosten?
    • Montagekosten?
    • Verifikations- (Test) Kosten?
    • Transportkosten?
    • Reisekosten?
    • Abnahmekosten?
    • Schulungskosten?
    • Gewährleistung- und Garantie?
  • Sind alle bis zum Ablauf der Festpreisbindung zu erwartenden Material- und Lohnveränderungen berücksichtigt?
  • Ergeben sich Zahlungsausfall- oder Finanzierungsrisiken?
  • Liegen ausreichend Sicherheiten für die Zahlung vor?
  • Ist die Bonität des Auftraggebers ausreichend?
  • Sind eingeplante Finanzierungsquellen verlässlich?
  • Sind Liquiditätsengpässe auszuschließen?
  • Sind Geldtransferrisiken begrenzt?
  • Sind die Kosten für erforderliche Patente / Lizenzen bekannt?
  • Sind für alle Fälle ausreichend Rückstellungen gebildet worden?
Personelle Risiken:
  • Wurde  in geeignetem Maße auf Personalrisiken eingegangen? (Vertretungen, Urlaub, Krankheit, Fluktuation)
  • Verfügen die Mitarbeiter über die erforderliche Qualifikation? (Wenn nein, sind Schulungsaufwände einkalkuliert?)
  • Sind die Mitarbeiter motiviert?
  • Sind die Risiken aufgrund interkultureller Differenzen begrenzt?

Projekt:

Kick-Off Meeting

  • Sind technische Voraussetzungen für das Meeting vorhanden?
    • Raum
    • Beamer
    • Präsentation
    • Unterlagen / Handouts
    • Einladungen an alle Teilnehmer mit Tagesordnungspunkten
    • ggf. Catering
  • Wie ist die Projektorganisation aufgebaut?
    • hinsichtlich Personal? (Projektleiter), Vorstellungsrunde
    • regelmäßige Projekt-Meetings? (Jourfixe)
    • Statusberichte? (wie oft, von wem, an wen?)
    • Gibt es einen Lenkungsausschuss bzw. ein Steuerungsgremium?
  • Wurden organisatorische Faktoren zum Projektstart geklärt?
    • Projektnummer vergeben?
    • Projektakte / -ordner eröffnet?
    • Projektsteckbrief verfasst und veröffentlicht?
    • interner Projektauftrag von Geschäftsführung / Bereichsleitung unterschrieben?
    • Wissensmanagement nach Unternehmensvorgaben?
  • Gibt es ein gemeinsames Glossar? (insbesondere bei Zusammenarbeit mit Externen/Dienstleistern)
  • Ist das Projektbudget bekannt und soll es kommuniziert werden?
  • Wurden die Aufgaben spezifiziert, die vom PMO erfüllt werden sollen?
    • Unterstützung bei Aufwandsschätzung?
    • Aufbauen und Verwalten (Pflegen) von Projektplänen?
    • Erstellen von Auslastungsberechnungen (Personalplanung)?
    • Erstellen von Terminplänen?
    • Termintracking? (z.B. Lieferanten)
    • Unterstützung bei der Stundenkontierung?
    • Erstellen von Trendanalysen?
    • Erstellen von Statusberichten?
    • Unterstützung der Qualitätssicherung?
    • Organisieren von Projektmeetings? (Protokolle erstellen und verteilen)
    • Pflege der Lessons Learned?
    • Offene-Punkte-Liste pflegen?
  • Wurden Aufgaben mit Verantwortlichkeit und Lösungszeitraum benannt  (schriftlich im Protokoll)?
  • Wurde das Protokoll an alle Teilnehmer gesendet und im Team-Space / Projektordner abgelegt?
    • Sollen weitere Stakeholder das Protokoll erhalten

Projektstrukturplan:

  • Sind alle Teilaufgaben (und Meilensteine) erfasst?
  • Decken die Arbeitspakete alle Aufgaben des Projekts vollständig ab?
  • Sind alle Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen dokumentiert?
  • Sind alle Aufgaben an externe Unternehmen als Arbeitspaket eingerichtet?
  • Ist für jedes Arbeitspaket:
    • eine vollständige Arbeitspaketbeschreibung verfügbar?
    • nur eine Person verantwortlich und benannt?
    • eine Zuordnung der Kosten und Ressourcen erfolgt?
    • eine übergeordnete Teilaufgabe zugeordnet?

Konfigurationsmanagement:

  • Sind den Konfigurationseinheiten die zugehörigen Dokumente zugeordnet?
  • Ist ein geeignetes Nummerierungssystem eingeführt worden?
  • Ist jeder Änderungsstatus eindeutig identifizierbar?
  • Ist jede Änderung rückverfolgbar?
  • Ist die Bezugskonfiguration (Baseline) bestimmt?
  • Ist der Änderungsprozess lückenlos definiert und beschrieben?
  • Liegt ein Änderungsantragsformular vor? (Change Request)
    • Wird in der Formularvorlage darauf eingegangen, wer die Kosten der Änderung zu tragen hat?

Projekte im Ausland:

  • Ist der Kunde / das betreffende Land Sanktionen unterworfen? (Schwarze Liste)
  • Liegt der Lieferort in einem politischen Spannungsgebiet?
  • Sind klimatische Risiken bekannt? (Unwetter, Hitze, Frost?)
  • Ist eine Ausfuhrgenehmigung / sind Einfuhrgarantien / Baugenehmigungen erforderlich?
  • Ist eine handelsrechtliche oder steuerrechtliche Registrierung im Land notwendig?
  • Ist die Gründung einer eigenen Gesellschaft für die Durchführung des Auftrags notwendig?
  • Müssen ggf. bestehende Steuergesetze im Land berücksichtigt werden?
  • Sind internationale juristische Besonderheiten hinreichend bekannt?
  • Muss von allen Erzeugnissen (Baugruppen) ein Nachweis über das Herstellungsland dokumentiert werden?
  • Sind fremdsprachige Beschreibungen, Anleitungen, Bedienungs- und Wartungsanleitungen vorhanden?
  • Müssen bestimmte gesetzliche Rahmenbedingungen eingehalten werden?
    • Maschinenrichtlinie des Landes? (CE Norm)
    • RoHS-Konfirmität?
    • Halogenfreie, flammwidrige Kabel?
  • Vor Ort eingesetzte Mitarbeiter:
    • Werden die im Zusammenhang mit der Montage tätigen Arbeitnehmer im Land steuerpflichtig / sozialversicherungspflichtig?
    • Wurden bei der Budget-Planung die Kosten für Visa, Reise und Unterbringung der Mitarbeiter berücksichtigt?
    • Müssen bestimmte Impfungen veranlasst werden?
    • Ist der Reisepass des Mitarbeiters gültig?
  • Ist die Eröffnung eines Bankkontos im Land erforderlich?
  • Wurde das Währungsrisiko bedacht? (Wer sichert ab?, wird in EURO oder in Landeswährung angeboten?)
    • Ist die Finanzierung über eine Bank abgesichert?
    • Was passiert bei Ausfall der Zahlung? (Käufer,- / Verkäuferschutz)
  • Wie wird die Anlage / Maschine transportiert? (Schiff, Flugzeug, LKW).
    • Wurde eine geeignete Transportversicherung abgeschlossen?
    • Sind Lager-, Transport- und Verlademöglichkeit im Empfängerland geklärt?
    • Ist sichergestellt, dass technische Hilfsmittel am Aufbauort verfügbar sind? (z.B. Gabelstapler)
  • Ist die Einfuhr der Erzeugnisse an Einfuhrgenehmigungen gebunden?
    • Wer beantragt diese?
    • Sind bei Einfuhr der Materialien Abgaben zu entrichten?
    • Wie wird das eingeführte Montagegerät behandelt?
    • Welche Formalitäten bei der Zollbehörde sind zu erfüllen?

Quellen (Inspiration):

OpenPM – Checkliste Projektstart
Gareis, R. – Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau. MANZsche Verlags- und Universitätsbuchhandlung Wien, 1991
Felkei, R., Beiderwieden A. – Projektmanagement für technische Projekte. Vierweg+Teubner Verlag, 2011
Burghard, M. – PM-Merkblätter Beiheft zum Buch “Projektmanagement” (SIEMENS)

eigene Erfahrungen im Projektgeschäft

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